Manajemen Integrasi

Manajemen integrasi proyek mencakup proses-proses dan kegiatan-kegiatan yang dibutuhkan untuk mengindentifikasi, mendefinisikan, menggabungkan, menyatukan, dan mengkoordinasikan berbagai macam proses dan kegiatan di dalam proses manajemen proyek. Terutama berkaitan dengan mengintegrasikan proses-proses yang ada di dalam kegiatan manajemen proyek yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan proyek  secara efektif.

Proses-proses utama dalam manajemen integrasi proyek:

  • Membuat Project Charter (Develop Project Charter)

          Proses pembuatan sebuah dokumen yang secara formal mengesahkan keberadaan sebuah proyek dan memberikan manajer proyek kewenangan untuk menetapkan sumber daya organisasi yang akan digunakan dalam kegiatan proyek.

  • Membuat Rencana Manajemen Proyek (Develop Project Management Plan)

          Proses penetapan, persiapan, dan koordinasi semua rencanasubsidiary dan mengintegrasikan rencana-rencana tersebut ke dalam suatu rencana proyek yang komprehensif.

  • Mengarahkan dan Mengelola Pelaksanaan Pekerjaan Proyek (Direct and Manage Project Work)

           Proses pengarahan dan pelaksanaan kegiatan-kegiatan yang sudah ditetapkan di dalam rencana manajemen proyek serta menerapkan perubahan yang sudah disetujui untuk mencapai sasaran proyek.

  •  Memantau dan Mengendalikan Pelaksanaan Pekerjaan Proyek (Monitor and Control Project Work)

      Proses pemonitoran, peninjauan, dan pelaporan perkembangan dari proyek terhadap sasaran kinerja proyek seperti yang telah ditetapkan dalam rencana manajemen proyek.

  • Melaksanakan Pengontrolan Perubahan yang Terintegrasi (Perform Integrated Change Control)

         Proses peninjauan semua usulan perubahan; menyetujui perubahan dan mengelola perubahan ke dalam pelaksanaan, aset proses organisasi, dokumen proyek, dan rencana manajemen proyek dan mengkomunikasikan disposisi hal-hal tersebut.

  • Penutupan Proyek (Close Project or Phase)

          Proses penyelesaian semua kegiatan-kegiatan di dalam pelaksanaan manajemen proyek dimana proyek telah berakhir secara formal.

Gambar di bawah ini menunjukan diagram ulasan singkat tentang Manajemen Integrasi Proyek.




Manajemen Integrasi Proyek dibutuhkan di dalam situasi dimana proses-proses individual saling berinteraksi. Misalnya, estimasi biaya dibutuhkan dalam pembuatan rencana kontingensi yang melibatkan integrasi dari proses-proses di dalam bidang pengetahuan manajemen biaya, waktu, dan risiko.

Hal paling utama dalam memulai suatu proyek adalah Membuat Project Charter. Pembuatan project charter adalah proses pembuatan sebuah dokumen yang secara formal mengesahkan keberadaan sebuah proyek dan memberikan manajer proyek kewenangan untuk menetapkan sumber daya organisasi yang akan digunakan dalam kegiatan proyek. Keuntungan yang diperoleh dari proses ini adalah adanya penetapan awal mulai proyek dan batasan-batasan proyek secara jelas, merupakan dokumen resmi dari proyek, dan juga langkah untuk senior manajemen menerima dan melaksanakan proyek secara resmi.

Dalam pembuatan Project Charter, disarankan seorang Project Manager ikut serta agar mendapat pemahaman dasar dari kebutuhan proyek yang nantinya akan membawa manfaat untuk pengalokasian sumber daya yang efektif dalam kegiatan proyek.

Input dalam pembuatan Project Charter

  1. Pernyataan pekerjaan proyek (Project statement of work)

Pernyataan pekerjaan proyek berisi sebuah penjelasan dari produk, layanan atau hasil yang akan disampaikan oleh proyek. Pernyataan pekerjaan proyek dapat mengacu pada :

  • Kebutuhan perusahaan : kemungkinan berdasarkan pada permintaan pasar, kemajuan teknologi, persyaratan hukum, peraturan pemerintah atau pertimbangan lingkungan. Kebutuhan perusahaan dan analisa cost-benefit yang terdapat dalam perusahaan tersebut, menentukan sebuah proyek.
  • Penjelasan lingkup produk : berisi karakteristik produk, layanan atau hasil yang akan diciptakan dari sebuah proyek. Penjelasan ini seharusnya berisi hubungan antara produk, layanan atau hasil apa yang akan diciptakan dengan kebutuhan perusahaan apa yang akan dibahas dalam proyek.
  • Rencana strategis : mendokumentasikan strategi visi, tujuan dan sasaran organisasi. Semua proyek harus mengacu pada rencana strategis organisasinya. Rencana strategis memastikan bahwa tiap proyek memberikan kontribusi pada seluruh tujuan organisasi.

  1. Kasus bisnis (Business case)

Kasus bisnis menjelaskan informasi yang diperlukan dari sudut pandang bisnis untuk menentukan apakah proyek layak didanai atau tidak, biasanya digunakan oleh manajer dan executive ke atas untuk pengambilan keputusan. Kasus bisnis terbentuk sebagai hasil dari satu atau lebih kegiatan berikut :

  • Permintaan pasar : contohnya sebuah perusahaan mobil mengesahkan sebuah proyek untuk membuat mobil yang lebih efisien bahan bakar dalam merespon kelangkaan BBM.
  • Kebutuhan organisasi : contohnya karena biaya overhead tinggi, perusahaan dapat menggabungkan fungsi staf dan merampingkan proses untuk mengurangi biaya.
  • Permintaan customer : contohnya sebuah utilitas listrik mengesahkan sebuah proyek pembangunan stasiun pembantu baru untuk melayani kawasan industri yang baru.
  • Kemajuan teknologi : contohnya sebuah maskapai penerbangan mengesahkan sebuah proyek pembuatan e-ticket sebagai pengganti tiket kertas dikarenakan kemajuan teknologi.
  • Persyaratan hukum : contohnya sebuah produsen cat mengesahkan sebuah proyek penetapan untuk mengatasi bahan-bahan beracun.
  • Dampak ekologis : contohnya sebuah perusahaaan mengesahkan sebuah proyek untuk pengurangan dampak lingkungan.
  • Kebutuhan sosial : contohnya sebuah organisasi non pemerintahan disebuah negara berkembang mengesahkan sebuah proyek untuk menyediakan sistem air minum, kaskus, dan pendidikan sanitasi untuk masyarakat yang terkena kolera.
  1. Perjanjian-perjanjian (Agreements)

Perjanjian-perjanjian digunakan untuk mendefinisikan niat awal untuk sebuah proyek. Perjanjian ini dapat berupa kontrak, MoU, perjanjian pelayanan, surat perjanjian, nota perjanjian, kesepakatan verbal, email atau kesepakatan tertulis lainnya.

  1. Faktor Lingkungan Perusahaan (Enterprise Enviroment Factors)

Faktor lingkungan perusahaan yang dapat mempengaruhi proses pembuatan Project Charter adalah :

  • Standar-standar pemerintah, standar-standar industri atau peraturan-peraturan (contoh kode etik, standar kualitas atau standar perlindungan pekerja).
  • Budaya dan struktur organisasi
  • Kondisi pasar
  1. Aset-Aset Proses Organisasi (Organizational Process Assets)

Aset-aset proses organisasi yang dapat mempengaruhi pembuatanProject Charter adalah :

  •  Proses-proses standar organisasi, kebijakan dan definisi proses.
  • Template Project Charter
  • Historical information dan lesson learned berdasarkan pengetahuan (contoh proyek-proyek, catatan-catatan, dokumen-dokumen serta semua informasi akhir proyek, informasi tentang hasil putusan yang dipilih dari proyek sebelumnya dan informasi kinerja proyek sebelumnya serta informasi dari aktivitas pengelolaan risiko).

Tools dan teknik dalam pembuatan Project Charter

  1. Penilaian dari Ahli (Expert Judgment)

Penilaian dari ahli digunakan untuk menilai input-input yang digunakan untuk pembuatan Project Charter. Penilaian dari ahli tersebut diterapkan pada semua detail teknis dan manajemen dalam proses dimana penilaian diberikan oleh manajer proyek dan tim manajemen proyek menggunakan pengetahuan khusus maupun pelatihan. Penilaian-penilaian tambahan juga tersedia dari berbagai macam sumber, meliputi:

  •  Unit lain di dalam organisasi.
  • Konsultan atau ahli dalam bidang-bidang tertentu lainnya (internal dan eksternal).
  • Stakeholder, termasuk costumer dan sponsor.
  • Asosiasi profesi dan teknis.
  •  Kelompok industri.
  •  Subject matter experts (SME).
  • Project management office (PMO).
  1. Teknik-teknik fasilitasi (Facilitation techniques)

Teknik-teknik fasilitasi memiliki aplikasi yang luas dalam proses manajemen proyek dan mengarahkan pembuatan Project Charter. Brainstorming, resolusi konflik, pemecahan masalah dan rapat adalah teknik kunci yang digunakan oleh fasilitator untuk membantu tim dan individu menyelesaikan kegiatan proyek.

Output dalam pembuatan Project Charter

Output berupa Project Charter. Project Charter merupakan dokumen yang dikeluarkan oleh pemrakarsa proyek (project inisiator) atausponsor yang secara resmi memiliki kewenangan atas keberadaan proyek dan memberikan project manager kewenangan untuk menggunakan sumber daya organisasi pada kegiatan-kegiatan proyek.

Project Charter digunakan untuk mendokumentasikan kebutuhan bisnis, asumsi, kendala, memahami kebutuhan customer dan persyaratan produk dan layanan baru serta hasil yang ditujukan untuk memenuhi :

  • Sasaran proyek dan peruntukannya.
  • Tujuan proyek terukur dan kriteria keberhasilan yang terkait.
  • Persyaratan-persyaratan.
  • Asumsi-asumsi dan kendala.
  • Penjelasan dan batasan-batasan proyek.
  • Ringkasan jadwal.
  • Ringkasan biaya.
  • Daftar stakeholder.
  • Persyaratan persetujuan proyek. Contohnya apa yang menjadi keberhasilan proyek, siapa yang memutuskan bahwa proyek itu berhasil, siapa yang menandatangani proyek.
  • Penugasan project manager, tanggung jawab dan tingkat kewenangan.
  • Nama dan kewenangan sponsor atau kewenangan orang lain dalam Project Charter.

Monitor and Control Project Work

Monitor and Control Project Work adalah proses tracking, review dan reporting dari proyek berjalan terhadap rencana-rencana yang sudah didefinisikan di dalam project management plan. Salah satu keuntungan dari proses ini adalah Stakeholder dapat melihat dan memahami status dari proyek yang sedang berjalan, serta langkah-langkah yang bisa diambil terhadap  budget, schedule dan scope.

Project Manager menjalankan proses monitoring di seluruh proses proyek. Monitoring memberikan gambaran mengenai status dan kinerja dari suatu proyek di berbagai area. Sedangkan kontrol memberikan langkah-langkah yang perlu diambil terhadap kinerja proyek, bisa berupa Corrective ataupun Preventive.

Proses Monitor and Control Project Work berfokus terhadap beberapa hal berikut ini:

  1. Membandingkan kinerja proyek saat ini dengan project management plan.
  2. Melakukan assesment terhadap kinerja proyek untuk mengambil langkah-langkah yang perlu diambil, apakah corrective atau preventive.
  3. Mengidentifikasi risiko yang akan terjadi, melakukan tracking dan memastikan bahwa risiko dapat diidentifikasi, dan mengambil langkah yang tepat terhadap risiko yang ada.
  4. Melakukan pengawasan terhadap perubahan yang terjadi.
  5. Menyediakan pelaporan terhadap status proyek berjalan kepada stakeholder.

Perform Integrated Change Control

Perform Integrated Change Control adalah proses review dari seluruh Change Request, melakukan persetujuan/ penolakan Change Request, mengelola dan mengimplementasikan Change Request.

Setiap perubahan yang datang dari berbagai Stakeholder baik secara verbal ataupun tertulis perlu didokumentasikan dengan baik. Kemudian perubahan tersebut akan dimasukkan ke dalam Change Management/ Configuration System.

Setiap dokumen Change Request yang masuk membutuhkan persetujuan atau penolakan. Biasanya oleh project sponsor atau project manager. Orang yang bertanggung jawab untuk melakukan persetujuan atau penolakan didefinisikan di dalam project management plan. Jika dibutuhkan, proses Integrated Change Control bisa melibatkan Change Control Board (CCB), dimana suatu group yang memiliki wewenang untuk melakuan review, approve atau reject dari Change Request. Customer atau Sponsor mungkin saja dibutuhkan setelah persetujuan dari CCB, kecuali Customer dan Sponsor bagian dari CCB.

Close Project or Phase

Close Project or Phase adalah proses finalisasi semua aktivitas yang berhubungan dengan Project Management Process. Hasil dari proses ini adalah dokumen lesson learned, formal acceptance dari suatu proyek, dan melakukan release resources.

Dalam melakukan closing suatu proyek, Project Manager melakukan review terhadap semua informasi di fase-fase sebelumnya dan memastikan bahwa semua aktivitas project sudah lengkap dan mencapai tujuan proyek. Untuk dapat mengakhiri suatu proyek dengan baik, Project Manager harus berkomunikasi dengan seluruh Stakeholder.

Beberapa dokumen yang dihasilkan dari proses ini adalah:

  1. Project files: scope, cost, schedule, project calendars, risk registers, change management documentation, planned risk response actions, and risk impact.
  2. Project or phase closure documents: formal dokumen yang menyatakan bahwa semua aktivitas telah selesai.
  3. Historical information: informasi yang berhubungan dengan lesson learned. Informasi ini bisa berupa issue dan risk yang terjadi selama proyek berlangsung dan bagaimana cara penanganannya.

DAFtAR PUSTAKA:

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out /  Change )

Google photo

You are commenting using your Google account. Log Out /  Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out /  Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out /  Change )

Connecting to %s